Référentiel projet

Les projets les plus divers dans tous les secteurs ont en commun de nécessiter le partage d’un volume d’information considérable. Ils  sont également souvent sujets à des contraintes budgétaires et au respect des normes et des réglementations entrainant de nombreux échanges de données. Contrats, cahiers des charges, plans projets, spécifications, plannings, dessins techniques, photos, videos, etc. doivent passer entre de multiples mains pour revue, approbation, planification et mise en oeuvre.

Parce qu’une coordination entre des organisations différentes est nécessaire à ces projets, il est essentiel de s’assurer de la circulation permanente des documents pertinents à destination de chaque partie : donneur d’ordre, direction de projet, sous-traitants, experts, auditeurs, etc.

Given the volume and importance of the data surrounding each project with strict time and budget constraints that must be adhered to, an effective means for managing the data and quickly circulating it among all the involved parties is essential. But a project manager needs more time- and cost-efficiency and overall reliability than what traditional methods have to offer. A single piece of information falling through the cracks is all it takes to bog down the system or even throw it completely off track.

La coordination est essentielle au bon déroulement des projets, et elle ne peut se faire qu’en partageant à tout moment de grande quantité d’information. Les systèmes traditionnels d’échange et de gestion de fichiers présentent trop de risques et trop de limitations dans ce contexte. Les documents mis à jour qui se mêlent aux versions précédentes stockées dans votre boîte e-mail sont également un problème. Transmettre de très gros fichiers est difficile, et parfois tout bonnement impossible. Avec un système de partage inadéquat, les retards et les défauts d’information font peser trop de risques sur vos projets.

Limites des systèmes traditionnels

Pièces jointes aux e-mails

• Restriction de taille des fichiers et rejet par les serveurs/messages non délivrés
• Confidentialité très limitée et faible niveau de sécurité
• Incapacité à gérer les différentes versions d’un document circulant entre les intervenants impliqués/source de confusions et d’erreurs coûteuses

Sites FTP

• Coûteux à exploiter et trop complexe pour des utilisateurs non-techniques – support nécessaire des équipes techniques pour configurer et gérer le compte
• Configuration du pare-feu/restrictions d’accès à certains réseaux, problèmes de distribution et téléchargements ralentis
• Confidentialité limitée et faible niveau de sécurité

Serveurs de fichiers

• Coûteux à exploiter – nécessitent l’achat de matériel et le support des équipes informatiques pour l’installation, la configuration et la maintenance
• Limités à un usage interne
• Confidentialité limitée

Gestion Electronique de Documents (GED)

• Coûteux à l’achat, à l’installation, au paramétrage et à l’utilisation
• Excessivement complexes pour les utilisateurs occasionnels et externes
• Fonctionnalités collaboratives uniquement destinées aux équipes internes
• Confidentialité limitée

Améliorez la collaboration entre tous les intervenants d’un projet en permettant à chacun d’accéder au bon niveau d’information. Stockez des fichiers de toutes tailles et de tous types en ligne dans autant d’espaces de partage de fichiers sécurisés ftopia que vous le souhaitez, grâce à un seul abonnement. Donnez accès à vos espaces aux personnes impliquées dans vos projets afin qu’ils puissent instantanément visualiser les plans, photos, vidéos et autres fichiers directement à partir de leur navigateur Web sans même avoir à les télécharger.

Permettez-leur également d’ajouter du contenu en temps réel dans votre espace dédié et tous les membres de l’espace recevront une notification automatique par e-mail à chaque nouveau téléchargement ou à chaque modification intervenue sur l’un des fichiers stockés. Tous les documents révisés sont numérotés et triés pour vous. La solution ftopia vous fait gagner du temps, accroît votre productivité, réduit les risques et écarte les problèmes techniques de partage de fichiers, tout en restant simple et abordable !

Une solution pour tous vos besoins

• Accès permanent à l’information dans le monde entier depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tout autre terminal connecté à Internet
• Echange interne et externe de fichiers de tous types et de toutes tailles, sans serveur à mobiliser
• Grande facilité d’utilisation grâce à une interface intuitive, à la synchronisation des dossiers fichiers et à la possibilité de visualiser des fichiers directement depuis un navigateur Web sans avoir à les télécharger
• Economique, grâce à un abonnement modique et sans engagement qui fournit tous les espaces de partage dont vous avez besoin sans logiciel à acheter, installer, ou configurer
• Contrôle des flux d’informations via le suivi automatique des versions, les rapports sur toutes les opérations, les notifications automatiques et le contrôle des accès
• Mise en avant de votre marque grâce à la personnalisation de vos espaces à vos couleurs, avec vos logos et vos bannières
• Sécurité et confidentialité avec des fonctionnalités avancées comprenant le chiffrement des données, la prévention d’intrusion, la redondance automatique des données, la gestion des droits d’accès et une protection complète au sein d’une infrastructure certifiée SAS 70 de type II et ISO 27001