16 Juin Saverglass augmente sa productivité avec ftopia

Les Appels d’Offres pour Travaux & Investissements ainsi que la diffusion des cotations pour les transports maritimes sont gérés grâce aux espaces de travail sécurisés ftopia.

Le Groupe SAVERGLASS, leader mondial de la bouteillerie et du flaconnage de luxe, intervient principalement dans les univers des spiritueux et des vins fins, mais aussi des parfums, de la cosmétique et de l’alimentaire. Le groupe emploie près de 2,000 personnes et réalise 250M€ de chiffre d’affaires, dont la moitié à l’exportation vers les 5 continents et 250 destinations.

Dans le cadre de son activité internationale, le groupe échange avec des tiers une multitude de documents très souvent mis à jour. Le département commercial de Saverglass a constamment besoin de cotations de transport maritime vers des centaines de destinations, dans le cadre de l’élaboration de ses offres clients et prospects.

La société recherchait une solution lui permettant de dépasser les limitations de poids de sa messagerie et de fluidifier les échanges avec ses fournisseurs tout en garantissant la sécurité de l’information.

Le partage de documents au service de la relation fournisseurs

1/ Diffusion des cotations pour les transports maritimes

Le département commercial de Saverglass a constamment besoin de cotations de transport maritime vers des centaines de destinations, dans le cadre de l’élaboration de ses offres, tant pour les clients référencés que pour les prospects. Avant ftopia, le service Achats se chargeait de la récupération des prix auprès des commissionnaires de transport via la sollicitation et l’envoi par email de fichiers Excel, de leur mise en forme après sélection et de leur mise à disposition sur un serveur interne.

L’écart entre le nombre de destinations cotées et celles réellement desservies  faisait de cette procédure manuelle et répétitive une tâche inutilement consommatrice de temps, d’effort et d’attention pour le service Achats.  Le service ftopia a permis de repenser l’organisation de travail inter-entreprise afin de permettre aux commissionnaires de mettre directement à disposition leurs cotations dans les espaces partagés.

Les commerciaux accèdent directement à l’information à jour, sans mobiliser le service Achats ni solliciter inutilement les commissionnaires. Au final, gain de temps, de réactivité et de productivité pour les équipes en interne et pour le fournisseur.

2/ Appels d’Offres pour Travaux & Investissements

A chaque consultation importante, le groupe Saverglass doit mettre à disposition des fournisseurs potentiels les documents de consultation sur appel d’offre : cahier des charges, maquettes et autres documents lourds.

La taille des pièces jointes étant limitée par la messagerie interne, ces informations ont été un temps communiquées via des CD ou des clés USB. Solution peu pratique, en particulier pour sourcer des fournisseurs éloignés géographiquement.

Ftopia a permis d’offrir un point d’accès unique, centralisé et sécurisé à l’information pour chaque appel d’offres. Il suffit désormais de déposer dans ces espaces dédiés les documents de consultation, que les entreprises intéressées viennent télécharger directement. L’information est facilement mise à jour et les sociétés automatiquement notifiées. La complète traçabilité des accès permettant de s’assurer que les documents ont bien été vus.

Des résultats supérieurs aux attentes de Saverglass

Grâce à la solution ftopia, Saverglass a non seulement pu faciliter les échanges de fichiers avec ses fournisseurs mais aussi accroitre la productivité de ses équipes en repensant l’organisation des échanges et en leur faisant gagner du temps.

La solution ftopia a répondu à toutes les problématiques posées par le groupe Saverglass et plus encore car le groupe a depuis trouvé d’autres utilisations au service.

« Ftopia, comme tout bon système d’information, est un outil structurant qui nous a permis de repenser et optimiser notre organisation de travail. Nous avons gagné en temps mais aussi en pertinence et en valeur ajoutée sur nos actions  » Vincent Malvault –Acheteur Groupe, Saverglass