Juristen

Nutzen Sie die Möglichkeit, Dokumente sicher mit Mandanten und Kollegen auszutauschen.

Mit schnell anwachsendem Umfang an sensiblen Daten umzugehen, ist im Rechtswesen üblich. Anwaltskanzleien müssen täglich Dokumente intern mit Kollegen und Mitarbeitern und extern mit Mandanten und deren Stellvertretern austauschen. Oft durchlaufen diese Dokumente lange Zyklen der Revision während sie beständig zwischen allen Beteiligten zirkulieren.

Jede Anwaltskanzlei produziert einen stetigen Strom von sensiblen Informationen, die mit äusserster Sorgfalt behandelt werden müssen. Genauigkeit, Vertraulichkeit und Pünktlichkeit müssen jederzeit gewährleistet sein.

Was ftopia bietet

Stärken Sie die Zusammenarbeit

Tauschen Sie neueste Informationen mit Kollegen und Mandanten aus, indem diese automatisch die aktuellsten Versionen von Dokumenten erhalten. Optimieren Sie den Kommunikationsfluss durch die Protokollfunktionen über die Benutzeraktivitäten.

Kundenzufriedenheit

Die Mandanten haben jederzeit und von überall direkten Zugriff auf ihre Dokumente. Dokumente können direkt im Browserfenster angezeigt werden, ohne dass sie heruntergeladen werden müssen.

State-of-the-Art Sicherheit

Datenverschlüsselung, Intrusion Prevention, automatische Datenredundanz, Zugriffsrechte-Management und der volle Schutz in einer SAS 70 Typ II-zertifizierten Infrastruktur, garantieren die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten.

Niedrige Kosten

Ein einziges Abonnement bietet Ihnen so viele Daten-Räume wie Sie benötigen. Es ist weder ein gesonderter Server für die Dateiverwaltung, noch der Kauf von Hard- oder Software nötig.

Kanzlei Arthus

Wenn unterschiedliche Versionen eines Dokuments per E-Mail im Umlauf sind, können leicht Fehler auftreten. Die Kanzlei Arthus nutzt inzwischen ftopia, um solche Fehler zu vermeiden und Dokumente mit Mandanten und Partnern unkompliziert und sicher auszutauschen.

Darüber hinaus können alle Mitarbeiter, dank der Änderungs-Verfolgung, die Versionsgeschichte der ausgetauschten Dateien nachverfolgen. Die Daten-Räume können durch den sicheren Verzeichnisdienst ein nützliches Archiv sein, wenn es um die Klärung von Meinungsverschiedenheiten geht, die durch verschiedene Dateiversionen hervorgerufen wurden. Mit ftopia hat die Kanzlei jederzeit den Überblick über den Dokumentenverkehr.

Dank ftopia gibt es keine Verwirrung mehr, wenn es um die Verwaltung unseres Dokumentenaustausches mit Kollegen und Klienten geht.

Traditionelle Content Management-Systeme erfüllen nicht die hohen Anforderungen im Rechtswesen. Zahlreiche Programme zur Verwaltung juristischer Inhalte sind sehr komplex in der Bedienung. Hinzu kommt, dass diese Programme eine externe Verteilung von Dokumenten nicht erlauben.

So nutzen viele Kanzleien ungesicherte Verfahren wie E-Mail und gefährden dadurch die Vertraulichkeit. Wenn sich unbearbeitete E-Mails ansammeln, können sich schwerwiegende Fehler einschleichen. Zum Beispiel, wenn mit einem wichtigen Mandanten nicht die letzte Fassung eines Vertrags verhandelt wird, da die E-Mail mit der aktuellsten Version, in der Masse anderer E-Mails verloren ging.

Die Grenzen der traditionellen Systeme

E-Mail Anhänge

  • Begrenzung der Dateigröße, Probleme wegen Abweisung/Annahmeverweigerung durch Server
  • Datenschutzrisiko und schwache Sicherheitsstufe
  • Die Unfähigkeit, verschiedene Versionen von Dokumenten zu sortieren, die unter zahlreichen Beteiligten zirkulieren, führt zu einem Durcheinander von Dateien und kostspieligen Fehlern

FTP-Sites

  • Kostspielige Nutzung und zu komplex für technisch nicht versierte Anwender. IT-Mitarbeiter für die Kontoeinrichtung, zum Ausführen von Standardaufgaben und die häufige Wartung erforderlich
  • Konfigurieren der Firewall erforderlich. Zugangsbeschränkung zu bestimmten Netzwerken, Versandprobleme und langsame Downloads
  • Datenschutzrisiko und schwache Sicherheitsstufe

Netzwerk-File Server

  • Teuer im Betrieb. Erfordert Anschaffung von Hardware und IT-Personal für Installation, Konfiguration und laufende Wartung
  • Beschränkt auf interne Nutzung
  • Datenschutzrisiko

Management-Software für Kanzleien

  • Teuer in der Anschaffung, Installation, Konfiguration und Anwendung
  • Zu komplex für gelegentliche Benutzer und Externe
  • Datenschutzrisiko

Mit den Online Daten-Räumen von ftopia garantieren Sie Datensicherheit und Vertraulichkeit. Speichern Sie alle Dateien Ihrer Kanzlei an einem zentralen Ort und organisieren Sie sie in so vielen Räumen, wie Sie für Ihre Geschäfts- oder Mandantendaten benötigen – alles zu einem erschwinglichen Preis.

Tauschen Sie aktuelle Daten mit Ihren Mandanten und Partnern aus, indem Sie ihnen Zugang zu Ihren Daten-Räumen gewähren. Sie können auch Personen dazu berechtigen, Daten in Ihre Räume hochzuladen. Alle Teilnehmer eines Raumes, werden automatisch per E-Mail-Benachrichtigung über alle Transaktionen in dem Raum informiert. Alle Versionen eines Dokuments werden automatisch sortiert, so dass Sie mühelos die aktuellste Version finden. Durch Zugriffsrechte-Management und State-of-the-Art Sicherheit haben Sie die Kontrolle über jede Datei. Mit Ftopia meistern Sie alle Anforderungen bei der Verwaltung juristischer Dokumente und sparen wertvolle Zeit und Geld.

Eine Lösung für alle Ihre Anforderungen

  • Permanenter, weltweiter Zugriff auf Informationen, von jedem Computer, Smartphone oder jedem anderen internetfähigen Gerät
  • Schneller interner und externer Austausch von Dateien aller Formate und Größen, ohne Verwendung eines Servers
  • Einfache Bedienung durch eine intuitive Benutzeroberfläche, Funktionen um Dateien und Ordner zu synchronisieren und die Möglichkeit, Dateien direkt im Browser zu öffnen, ohne sie herunterzuladen
  • Wirtschaftlichkeit durch ein kostengünstiges und vertragsfreies Konto, dass Ihnen so viele Daten-Räume bietet, wie Sie benötigen, ohne den Kauf, die Installation oder die Konfiguration von Software
  • Steuerung des Informationsflusses durch automatische Organisation von Dateirevisionen, Berichte über die Benutzeraktivitäten, E-Mail-Benachrichtigung über alle Transaktionen in den Daten-Räumen und Zugriffskontrolle für jede Datei und für jeden Benutzer
  • Branding-Funktionen, mit denen Sie Ihre Räume durch Ihr Firmenlogo, Farben und Banner individuell anpassen können
  • Sicherheit und Datenschutz durch State-of-the-Art Sicherheitsmerkmale wie: Datenverschlüsselung, Intrusion Prevention, automatische Datenredundanz, Zugriffsrechte-Management und den vollständigen Schutz durch eine SAS 70 Typ II-zertifizierte Infrastruktur