Verwaltung, Finanzen

Tauschen Sie finanzielle, administrative und juristische Dokumente mit Ihren Mitarbeitern und Auftragnehmern aus, unter Aufrechterhaltung der Sicherheit und Vertraulichkeit von sensiblen Informationen

Die vertrauliche Aufzeichnung und Zugänglichkeit von Dokumenten sind zwei Ziele, die schwer in Einklang zu bringen sind; aber beide sind wichtig für die Verwaltung und Finanzabteilung eines Unternehmens. Der Verantwortungsbereich eines Finanzvorstands ist sehr komplex, denn er bestimmt alle Aspekte der Finanzoperationen eines Unternehmens wie, Rechnungslegung und das Berichtswesen, Wirtschaftsprognosen, Investitionen, Akquisitionen und Fusionen, Risikomanagement, Fusionen und Übernahmen, Abteilungs-Finanzierung, Gehaltstabellen der Mitarbeiter und vieles mehr.

Viele wichtige Maßnahmen und Entscheidungen basieren auf Daten, die von der Verwaltung und der Finanzabteilung geliefert werden. Dieser kontinuierliche Strom von sensiblen Informationen, muß für die Dauer der Zusammenarbeit des Finanzvorstands (CFO) mit Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten, Personalleitern, Vorstandsmitglieder und allen anderen Beteiligten des Unternehmens ermöglicht werden.

Was ftopia bietet

Effektive Zusammenarbeit

Teilen Sie mit allen Beteiligten Informationen in Echtzeit, indem diese automatisch die aktuellsten Versionen von Dokumenten erhalten. Optimieren Sie den Kommunikationsfluss durch die Protokollfunktionen über die Benutzeraktivitäten.

Datenschutz

Ausschliesslich autorisierte Personen haben Zugriff auf Ihre Dateien. Sie bestimmen den Grad und die Dauer des Zugriffs für jede Datei und für jeden Benutzer.

State-of-the-Art Sicherheit

Datenverschlüsselung, Intrusion Prevention, automatische Datenredundanz, Zugriffsrechte-Management und der volle Schutz in einer SAS 70 Typ II-zertifizierten Infrastruktur, garantieren die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten.

Niedrige Kosten

Bleiben Sie im Rahmen Ihres Budgets, mit einem sicheren und zuverlässigen Datentausch-System, das Ihnen hilft die Kosten niedrig zu halten. Ein einziges Abonnement ermöglicht Ihnen die Nutzung aller Ihrer Daten-Räume; mit monatlicher Nutzungsdauer und ohne weitere Verpflichtung.

TravelHorizon

TravelHorizon ist ein Spezialist für Reisen und die Vermietung von Ferienwohnungen in ganz Europa. Die TravelHorizon-Gruppe stand vor der Herausforderung, im Rahmen einer Spendenaktion, den Informationsfluss zwischen den vielen Akteuren zu koordinieren, wobei grosse Datenmengen im Umlauf waren.

Mit ftopia konnten alle Massnahmen schnell und effizient durchgeführt werden. Nach diesem Erfolg entschied die TravelHorizon-Gruppe, ftopia für ihren Datenaustausch mit allen Partnern zu nutzen.

ftopia’s user-friendly environment allows us to exchange files amongst each other without having to involve IT services.

Da die Solidität eines Unternehmens auch davon abhängt, wie schnell eine so grosse Menge von sensiblen Daten unter vielen Beteiligten verbreitet wird, spielt der sichere und zuverlässige Datenaustausch eine entscheidende Rolle. Noch höhere Sicherheitsstandards sind bei der juristischen Dokumentation so bedeutender Transaktionen wie Fusionen, Übernahmen oder im Fundraising erforderlich. Allerdings sind die verschiedenen herkömmlichen Wege der Datenübertragung für solche Standards ungeeignet.

Die Grenzen der traditionellen Systeme

E-Mail Anhänge

  • Begrenzung der Dateigröße, Probleme wegen Abweisung/Annahmeverweigerung durch Server
  • Datenschutzrisiko und schwache Sicherheitsstufe
  • Die Unfähigkeit, verschiedene Versionen von Dokumenten zu sortieren, die unter zahlreichen Beteiligten zirkulieren, führt zu einem Durcheinander von Dateien und kostspieligen Fehlern

FTP-Sites

  • Kostspielige Nutzung und zu komplex für technisch nicht versierte Anwender. IT-Mitarbeiter für die Kontoeinrichtung, zum Ausführen von Standardaufgaben und die häufige Wartung erforderlich
  • Konfigurieren der Firewall erforderlich. Zugangsbeschränkung zu bestimmten Netzwerken, Versandprobleme und langsame Downloads
  • Datenschutzrisiko und schwache Sicherheitsstufe

Netzwerk-File Server

  • Teuer im Betrieb. Erfordert Anschaffung von Hardware und IT-Personal für Installation, Konfiguration und laufende Wartung
  • Beschränkt auf interne Nutzung
  • Datenschutzrisiko

Documenten-Management-Systeme (DMS)

  • Teuer in der Anschaffung, Installation, Konfiguration und Anwendung
  • Zu komplex für gelegentliche Benutzer und Externe
  • Datenschutzrisiko

Der Online Daten-Service von ftopia, ermöglicht Ihnen Dokumente schnell und sicher mit allen internen und externen Mitarbeitern auszutauschen. Steuererklärung, Bilanzen, Urkunden und andere sensible Informationen können in datengeschützen Online-Räumen abgelegt werden. Gewähren Sie autorisierten Personen den Zugriff auf diese Daten, während Sie durch Zugriffsrechte-Management und umfassende Sicherheitssysteme, die Kontrolle über jede Datei behalten.

Ergänzungen und Änderungen innerhalb des Raumes sind unmittelbar verfügbar und alle Teilnehmer des Raumes werden durch eine automatische Benachrichtigung per E-Mail darüber informiert. Die automatische Versionierung und eine detaillierte Berichterstattung über die Benutzeraktivitäten, vereinfacht die Datenverwaltung und ermöglicht Ihnen, den Kommunikationsfluss zu überwachen. Mit ftopia sparen Sie gleichzeitig wertvolle Zeit und Geld, erhöhen die Sicherheit, steigern die Produktivität und reduzieren die Risiken!

Eine Lösung für alle Ihre Anforderungen

  • Permanenter, weltweiter Zugriff auf Informationen von jedem Computer, Smartphone oder jedem anderen internetfähigen Gerät
  • Schneller interner und externer Austausch von Dateien aller Formate und Größen, ohne Verwendung eines Servers
  • Einfache Bedienung durch eine intuitive Benutzeroberfläche, Funktionen um Dateien und Ordner zu synchronisieren und die Möglichkeit, Dateien direkt im Browser zu öffnen, ohne sie herunterzuladen
  • Wirtschaftlichkeit durch ein kostengünstiges und vertragsfreies Konto, dass Ihnen so viele Daten-Räume bietet, wie Sie benötigen, ohne den Kauf, die Installation oder die Konfiguration von Software
  • Steuerung des Informationsflusses durch automatische Organisation von Dateirevisionen, Berichte über die Benutzeraktivitäten, E-Mail-Benachrichtigung über alle Transaktionen in den Daten-Räumen und Zugriffskontrolle für jede Datei und für jeden Benutzer
  • Branding-Funktionen, mit denen Sie Ihre Räume durch Ihr Firmenlogo, Farben und Banner individuell anpassen können
  • Sicherheit und Datenschutz durch State-of-the-Art Sicherheitsmerkmale wie: Datenverschlüsselung, Intrusion Prevention, automatische Datenredundanz, Zugriffsrechte-Management und den vollständigen Schutz durch eine SAS 70 Typ II-zertifizierte Infrastruktur