Blog ftopia

La Mairie de Saint Brieuc utilise la solution ftopia afin de permettre la mise en jour et la collaboration en temps réel sur des documents partagés par le personnel en mairie et sur le terrain.

Au sein d’une agglomération qui compte 115 000 habitants, Saint-Brieuc est la capitale des Côtes d’Armor. Avec une baie, côté mer, classée réserve naturelle et une vie culturelle ponctuée d’événements phares comme l’incontournable festival Art Rock, la mairie de Saint-Brieuc emploie 1200 agents exerçant des dizaines de métiers différents – administration, rh, finances, informatique, petite enfance, sports, police, entretien des bâtiments, maitrise d’œuvre, maitrise d’ouvrage, social etc. – Elle possède également un parc informatique composé de 650 postes de travails et de 50 serveurs.

Un projet exigeant simplicité d’utilisation et garantie d’intégrité des données partagées

Le besoin d’acquérir une solution professionnelle de partage de fichiers pour la mairie de Saint-Brieuc découle de la naissance d’un projet impliquant la collecte et la consolidation d’information entre agents de la collectivité et partenaires institutionnels extérieurs.

A cette occasion, le département dédié à l’informatique et aux nouvelles technologies s’est mis en quête d’un service simple d’utilisation qui permettrait de garantir l’intégrité des données échangées. En effet, la plupart des solutions telles que l’email, le ftp ou l’extranet ne garantissent pas l’intégrité des données ou sont trop complexes pour une utilisation courante.

C’est ainsi que la DINT à découvert, testé puis adopté ftopia, après comparaison avec différents services sourcés sur internet.

Un transfert automatisé des documents facilitant le travail des agents

Le module de synchronisation de ftopia permet aux utilisateurs de conserver leurs habitudes de travail et ce même en mode déconnecté. Ce module, une fois installé, permet à chaque utilisateur de:

- travailler en local, depuis son poste, sans passer par l’interface web

- disposer des dernières informations nécessaires à son activité

- mettre à jour les documents quel que soit l’endroit où il se trouve (connecté ou non)

- bénéficier des fonctionnalités de versioning et ainsi s’assurer de travailler avec une information récente. (les diverses versions d’un même document sont synchronisées et seule la dernière version mise à jour est visible par défaut)

Ainsi, lorsqu’un intervenant met à jour en temps réel la fiche relative à ses observations de terrain, celle-ci est actualisée pour l’ensemble des acteurs ayant accès à l’espace de travail ftopia, dès sa reconnexion au réseau.

Une solution de partage apportant une vraie plus-value en termes de collaboration

La solution ftopia permet de partager simplement des fichiers entre personnes n’ayant pas d’accès au même réseau d’entreprise mais offre surtout la certitude de disposer de la bonne information sans avoir à se préoccuper de la gestion des conflits de version, principale difficulté en cas de partage de fichier en mode asynchrone.

Elle offre en outre, la possibilité de travailler sur les mêmes données à partir de postes différents, au bureau, à son domicile ou en déplacement.

Enfin, avec la solution de partage fopia il n’y a plus à se soucier de la sauvegarde des données sur les poste itinérants. Il suffit de paramétrer à nouveau un poste après une panne ou un vol et les données sont disponibles dès la première synchronisation.

Thierry Trupot, Responsable Document Numérique ajoute : « Une fois le module de synchronisation installé les utilisateurs ont l’impression de travailler en local. Leurs habitudes de travail ne sont en rien modifiées et chaque utilisateur dispose de la bonne information sans avoir à se préoccuper de la gestion des conflits de version, principale difficulté en cas de partage de fichiers en mode asynchrone. »