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Wie es funktioniert
Eine Tour durch ftopiaIhre Räume
Mit ftopia, können Sie Dateien in sichere Online-Arbeitsbereiche, sogenannte „Räume“, speichern und gemeinsam nutzen. „Manager“ können sich einen Überblick über die Aktivitäten in ihren Räumen anzeigen lassen, sobald sie auf ihr Konto zugreifen.
Sofortiger Zugriff auf die zuletzt geänderten Räume.
Die zuletzt hinzugefügten bzw. aktualisierten Dateien und deren Vorschau werden angezeigt, ohne den Raum öffnen zu müssen.
Die jüngsten Aktivitäten aller Mitglieder des Raumes werden aufgelistet.
Die vollständige Liste aller Räume auf die Sie zugreifen können, mit der Option sie zu archivieren oder zu löschen.
Hinweis: Bewegen Sie den Mauszeiger über die blauen Kreise, zur Erläuterung der einzelnen Bereiche.
Manager und Gäste
Bei ftopia können Sie zwei Arten von Benutzer definieren: Manager - die eigene Räume anlegen und andere Teilnehmer zur Mitnutzung einladen können, und Gäste - die nur Zugriff auf bereits existierende Räume haben.
Sie können die Liste der Teilnehmer nach deren Status sortieren.
Führen Sie eine Suche nach dem Benutzernamen oder nach dem Unternehmen aus.
Fügen Sie neue Manager hinzu, die ihrerseits eigene Räume anlegen können.
Das Etikett „Ausstehend“, kennzeichnet Benutzer, die eingeladen wurden, aber sich noch nicht auf Ihrem Konto angemeldet haben.
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Legen Sie einen neuen Raum an und laden Sie Gäste ein
Das Anlegen eines neuen Raumes dauert nur wenige Sekunden. Nachdem Sie Gäste einfach durch Eingabe ihrer E-Mail-Adresse eingeladen haben, sind Sie sofort in der Lage, Dokumente mit ihnen zu teilen.
Vergeben Sie einen Namen für den Raum und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
Legen Sie den maximalen Speicherplatz des Raumes fest, so dass Sie das Datenvolumen für jeden Raum steuern können.
Geben Sie einfach die E-Mail-Adresse ein. Die Gäste erhalten eine Einladung, dem Raum beizutreten. Neue Konto-Nutzer können einige persönliche Angaben bei der Anmeldung hinzufügen.
Importieren Sie Teilnehmer aus anderen Räumen.
Definieren Sie Gäste als Besucher, die nur Lesezugriff haben, oder als Mitwirkende, die eigene Dateien in die Räume hochladen können.
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Einfacher und schneller Zugriff auf Ihre Dateien
Das Arbeiten mit Dateien in Ihrem Raum, ist einfach und bequem und Sie können sogar jeden Raum mit wenigen Klicks individuell anpassen.
Jeder Raum kann durch eigene Farben, Logos und Hintergrundbilder individuell angepasst werden.
Laden Sie neue Teilnehmer ein.
Laden Sie neue Dateien hoch und fügen Sie Ordner hinzu.
Die Seitenleiste erleichtert das Suchen und Finden von Dateien.
Laden Sie Dateien herunter oder betrachten Sie sie im Browserfenster.
Das einzigartige SimpleTrack™-System: Neue Dateien haben eine orangefarbene Markierung, die ausgeblendet wird, sobald Sie die Datei auswählen. Die Markierung erscheint auch bei Ordnern, die neue Dokumente enthalten.
Wählen Sie Dateien oder Ordner aus und nutzen Sie dann die Fußzeile um folgende Operationen anzuwenden: Download, einen Download-Link per E-Mail versenden, ein Etikett zuweisen, kopieren und verschieben usw.
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Betrachten Sie Ihre Dokumente online
Mit der Online-Anzeige, haben Ihre Gäste Zugriff auf Ihre Dokumente direkt aus ihrem Web-Browser. Sie können die Online-Anzeige sogar als einzige Option zulassen, um zu verhindern, dass Dateien aus einem bestimmten Raum, heruntergeladen und ausgedruckt werden können. Damit behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Dateien.
Navigieren Sie durch die Seiten eines Dokuments.
Vergrößern und Verkleinern, auf Seitenbreite oder Seitenhöhe anpassen.
Anzeige im Vollbildmodus.
Führen Sie eine Volltextsuche aus.
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Datenaustausch direkt im Windows® Explorer
Durch die ftopia Datei-Synchronisation, können Sie aus Ordnern auf Ihrem PC arbeiten, die Ihren Daten-Räumen zugeordnet sind. Sie können Dateien per Drag & Drop verschieben und Dokumente mit Ihrer gewohnten Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation bearbeiten. Aktualisierte Dokumente werden für alle Teilnehmer des Raums automatisch synchronisiert und repliziert.
Eine Netzwerk-Festplatte wird Ihrem ftopia-Konto zugeordnet.
Jeder Ordner auf der Netzwerk-Festplatte, ist einem Ordner in dem Daten-Raum zugeordnet auf den Sie Zugriff haben.
Ein Symbol im Infobereich der Netzwerk-Festplatte zeigt an, wenn die Dateien derzeit synchronisiert werden oder bereits aktualisiert wurden.
Die Synchronisation erfolgt automatisch und erfordert keine Aktion des Benutzers.
Download-Links für sehr große Dateien per E-Mail versenden.
Hinweis: Bewegen Sie den Mauszeiger über die blauen Kreise, zur Erläuterung der einzelnen Bereiche.
